Rechnung online erstellen — kostenlose Rechnungsvorlage 2026
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinunternehmer-Modus, PDF-Download — ohne Anmeldung, ohne Server.
Absender
Wird lokal im Browser gespeichert — kein Upload auf Server
Empfänger
Rechnungsdaten
Notiz / Zahlungshinweis
Pflichtangaben nach § 14 UStG:
• Absendername fehlt
• Absenderadresse fehlt
• Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt
• Rechnungsnummer fehlt
• Beschreibung bei einer Position fehlt
Vorschau (wird genauso gedruckt)
| Beschreibung | Menge | Einheit | Einzelpreis | MwSt. | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| — | 1 | Stunden | 0,00 € | 19% | 0,00 € |
| Nettobetrag | 0,00 € |
| Gesamtbetrag | 0,00 € |
Was sich für Selbstständige und KMU ändert
Die wichtigsten Fristen auf einen Blick
E-Rechnungen empfangen: Pflicht für alle
Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Das betrifft alle B2B-Rechnungen im Inland.
PDF-Rechnungen: Mit Empfängerzustimmung
Unstrukturierte PDFs (wie dieses Tool sie erstellt) dürfen noch versendet werden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
E-Rechnungen ausstellen: Pflicht ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz (Vorjahr) müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € umgesetzt hat, darf bis Ende 2027 noch PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers versenden.
E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen
Ab 2028 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. B2C (Privatkunden) ist nicht betroffen.
XRechnung
Reines XML-Format, maschinenlesbar, kein PDF. Pflicht für Rechnungen an Behörden seit 2020. Ab 2028 auch für alle B2B-Rechnungen.
ZUGFeRD
Hybrid-Format: PDF für Menschen + eingebettetes XML für Maschinen. Ideal für den Übergang — der Empfänger kann das PDF normal lesen, sein Buchhaltungssystem verarbeitet das XML automatisch.
Was sollte ich jetzt tun?
Jetzt sofort: Sicherstellen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst.
Bis Ende 2026: PDF-Rechnungen wie dieses Tool weiter nutzen — mit kurzem Hinweis an Kunden zur Zustimmung.
Für 2027/2028 vorbereiten: ZUGFeRD ist der einfachste Weg. Tools wie sevdesk, Lexoffice oder Fastbill unterstützen das bereits.
Hinweis: Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten wende dich an einen Steuerberater.
Häufige Fragen zu Rechnungen und E-Rechnung
Was sind die Pflichtangaben auf einer Rechnung 2026?
§ 14 Abs. 4 UStG schreibt folgende Angaben vor: 1. Vollständiger Name und Adresse des Ausstellers 2. Vollständiger Name und Adresse des Empfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 4. Ausstellungsdatum der Rechnung 5. Fortlaufende Rechnungsnummer 6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung 7. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum 8. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag 9. Zu zahlender Gesamtbetrag
Was muss ein Kleinunternehmer auf der Rechnung schreiben?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Mehrwertsteuer ausweisen. Stattdessen muss die Rechnung auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer hinweisen (§ 34a UStDV), z. B.: 'Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.' Die Grenze liegt seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.
Ist ein kostenloser PDF-Rechnungsgenerator rechtssicher?
Ja, wenn alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sind. Unser Generator prüft automatisch ob alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind und weist auf fehlende Angaben hin.
Muss ich ab 2025 E-Rechnungen schreiben?
Seit 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Für den Versand gilt: Bis Ende 2026 dürfen PDF-Rechnungen noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. 2027 gilt diese Übergangsregel nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 sind E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das nur maschinenlesbar ist und vor allem bei Behördenrechnungen eingesetzt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein normales PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Für KMU und Freelancer ist ZUGFeRD der einfachere Einstieg in die E-Rechnungspflicht.
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen an Firmenkunden schicken?
Ja, bis Ende 2026 noch — wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen zwar E-Rechnungen empfangen können, der Versand von PDFs ist aber noch mit Empfängerzustimmung erlaubt. Ab 2027 (Umsatz über 800.000 €) und 2028 (alle Unternehmen) gilt die volle Ausstellungspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich.
Kostenloser Rechnungsgenerator ohne Anmeldung 2026
Erstelle rechtssichere PDFs direkt im Browser. Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG werden automatisch geprüft. Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG per Toggle aktivierbar. Deine Daten verlassen nie deinen Computer — keine Registrierung, keine Cloud-Speicherung.
- Pflichtangaben § 14 UStG
- Name und Adresse des Ausstellers und Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag.
- Kleinunternehmerregelung § 19 UStG
- Umsatzgrenze: 25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr. Kein MwSt-Ausweis. Pflichthinweis auf der Rechnung erforderlich.
- E-Rechnungspflicht Deutschland — Zeitplan
- 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931) empfangen können. Bis 31.12.2026: PDF-Versand noch mit Empfänger-Zustimmung. Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz im Vorjahr. Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich. B2C nicht betroffen. Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz 2024, § 14 UStG n.F.
- Aufbewahrungspflicht
- Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG).