Absender
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Empfänger
Rechnungsdaten
Notiz / Zahlungshinweis
Pflichtangaben nach § 14 UStG:
• Absendername fehlt
• Absenderadresse fehlt
• Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt
• Rechnungsnummer fehlt
• Beschreibung bei einer Position fehlt
Vorschau (wird genauso gedruckt)
| Beschreibung | Menge | Einheit | Einzelpreis | MwSt. | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| — | 1 | Stunden | 0,00 € | 19% | 0,00 € |
| Nettobetrag | 0,00 € |
| Gesamtbetrag | 0,00 € |
Was sich für Selbstständige und KMU ändert
Die wichtigsten Fristen auf einen Blick
E-Rechnungen empfangen: Pflicht für alle
Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Das betrifft alle B2B-Rechnungen im Inland.
PDF-Rechnungen: Noch mit Empfängerzustimmung
Unstrukturierte PDFs (wie dieses Tool sie erstellt) dürfen noch versendet werden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
E-Rechnungen ausstellen: Pflicht ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz (2026) müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen.
E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen
Ab 2028 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. B2C (Privatkunden) ist nicht betroffen.
XRechnung
Reines XML-Format, maschinenlesbar, kein PDF. Pflicht für Rechnungen an Behörden seit 2020. Ab 2028 auch für alle B2B-Rechnungen.
ZUGFeRD
Hybrid-Format: PDF für Menschen + eingebettetes XML für Maschinen. Ideal für den Übergang — der Empfänger kann das PDF normal lesen, sein Buchhaltungssystem verarbeitet das XML automatisch.
Was sollte ich jetzt tun?
Jetzt sofort: Sicherstellen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst.
Bis Ende 2026: PDF-Rechnungen wie dieses Tool weiter nutzen — mit kurzem Hinweis an Kunden zur Zustimmung.
Für 2027/2028 vorbereiten: ZUGFeRD ist der einfachste Weg. Tools wie sevdesk, Lexoffice oder Fastbill unterstützen das bereits.
Hinweis: Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten wende dich an einen Steuerberater.
Kostenloser Rechnungsgenerator ohne Anmeldung 2026
Erstelle rechtssichere PDFs direkt im Browser. Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG werden automatisch geprüft. Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG per Toggle aktivierbar. Deine Daten verlassen nie deinen Computer — keine Registrierung, keine Cloud-Speicherung.
- Pflichtangaben § 14 UStG
- Name und Adresse des Ausstellers und Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag.
- Kleinunternehmerregelung § 19 UStG
- Umsatzgrenze: 25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr. Kein MwSt-Ausweis. Pflichthinweis auf der Rechnung erforderlich.
- E-Rechnungspflicht Deutschland — Zeitplan
- 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931) empfangen können. Bis 31.12.2026: PDF-Versand noch mit Empfänger-Zustimmung. Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz im Vorjahr. Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich. B2C nicht betroffen. Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz 2024, § 14 UStG n.F.
- Aufbewahrungspflicht
- Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG).